Anonim

Så er du klar til å ta steget og planlegge en edcamp-ukonferanse? Det kan virke som en overveldende oppgave, men som jeg sa til ME Steel-Pierce, en av arrangørene av edcamp Cincy, "Hvis du bygger den, vil de komme."

Sikre et spillested

Det første du trenger å bestemme deg for er hvem målgruppen din er. Dette kan være basert bare på geografi, eller det kan være lurt å begrense fokuset, slik ntcamp (ny lærerleir) gjorde. Når du har tatt den avgjørelsen, er neste trinn å begynne å oppsøke et sted. Arrangørene av edcamp Philly sikret seg ikke et spillested med en gang. Vi startet en nettside, samlet ideer til sponsorer og begynte å spre ordet om hva vi planla før vi fikk et sted stilt opp. Årsaken til at et sted er viktig, er fordi du ikke virkelig kan annonsere et arrangement uten et sted. Folk kan ikke RSVP for å delta på noe nytt og spennende hvis de ikke vet hvor de skal.

Vi var heldige nok til å få Drexel sponser oss med et sted, selv om vi måtte betale for catering og ansvarsforsikring. Catering (kaffe og smultringer) var ikke viktig, men vi ønsket at folk skulle føle seg komfortable på en så tidlig time på en lørdag morgen. Andre edcamps har blitt holdt i skolebygninger, noe som forsvarer kostnadene for å måtte leie ut en plass. Mange skoler har også trådløst internett, noe som er en nødvendighet for en vellykket ukonferanse.

Spillested Must-Haves

Når vi satt sammen forslaget til Drexel, måtte vi komme med en liste over must-haves for arrangementet. Vi brukte en Google Doc for å hasjere ut forslaget. Noen av våre must-haves var:

    • Konferanserom for omtrent 300 personer
      • 15 pauserom som ville romme 20-25 personer
        • Registreringstabeller (4-5)
          • Generelt presentasjonsrom for teaterstil som vil inneholde 300 personer
            • Kafé-stil åpent område for uformelle eller breakout samtaler
              • Gratis trådløs tilgang for alle konferansedeltakere
                • Must-haves dine er avhengig av publikum. Vi hadde lagt ned oppmøtet på 300. Siden BarCamp Philly-arrangørene fortalte oss at de hadde 20% utslagsrate, regnet vi ut om vi planla om 300 ville vi fått minst 200. I virkeligheten deltok rundt 180 personer og vi endte opp kutte antall rom i to.

                  Gjør litt research

                  Litt mer enn halvveis i planleggingsprosessen deltok noen få bruk BarCamp Harrisburg. Vi ønsket å gjøre litt mer research og oppdatere BarCamp-minnene. Jeg anbefaler, hvis du kan, å oppsøke en BarCamp og delta for å se hvordan dagen går. Vi lærte mye av den erfaringen som vi kunne bruke på vår egen hendelse, og vi lærte at bortsett fra det grunnleggende formatet og "regler", er ingen to BarCamps nøyaktig de samme.

                  Du kan også kontakte medlemmer av edcamp Philly-teamet eller andre edcampere med spørsmål og bekymringer. BarCamp Philly-arrangørene var utrolig støttende og hjelpsomme i planleggingsfasen.

                  Å få ordet ut

                  Mens vi jobbet med å sikre et sted, skapte vi også en pressemelding, som vi delte med alle vi kjente som jobbet i media. Vi startet en Twitter-konto, og vi blogget hver om edcamp på våre egne blogger for å spre ordet. Vi kontaktet også mennesker i NJEA (New Jersey Education Association) og i skolene og distriktene våre for å skaffe interesse.

                  Teamarbeid er nøkkelen

                  En av nøklene til suksessen til Edcamp Philly var teamet av 11 lidenskapelige samarbeidspartnere som gikk inn for å påta seg alt ansvar som kreves av dem. Ofte, når man ble møtt med en snublestein eller en viktig oppgave, ville noen hoppe inn og tilby å ta opp tøylene.

                  For å holde oss organisert, opprettet vi en Google-gruppe som vi delte lenker, stilte spørsmål og utspilte ideer. Vi bruker fortsatt Google Group for å holde kontakten, og når vi begynner å planlegge for edcamp Philly 2011, har det nok en gang vist seg å være et fantastisk verktøy.

                  Neste skritt

                  Så teamet ditt er samlet, du jobber for å sikre et sted og du har sendt ut pressemeldinger og spredt ordet. Nå er det på tide å tenke på om du vil trenge sponsorer.

                  Neste: Bli finansiert!